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Curriculum vitae e tutela dei dati personali

Scritto da  il 09 Maggio 2002

Riflessioni sull'ultimo provvedimento del Garante

Con provvedimento pubblicato nella newsletter n. 136, reso noto il 30 aprile 2002, il Garante è tornato a pronunciarsi sulla corretta applicazione della legge 675/1996 in relazione al trattamento di dati personali raccolti tramite annunci ed offerte di lavoro pubblicati su quotidiani e periodici con i quali viene sollecitato l'invio di curricula.
Tale intervento è scaturito a seguito di un'attività di monitoraggio dell'Autorità sull'operato di alcune società di ricerca e selezione del personale, anche a seguito di numerose segnalazioni da parte di cittadini, preoccupati dalla mancanza di indicazioni negli annunci sulle modalità e la durata del trattamento dei dati. A seguito della verifica, è emerso che in alcune ipotesi del campione esaminato potevano rilevarsi delle semplici difformità rispetto al dettato della legge 675/96 che, pur non implicando sanzioni amministrative, rendevano tuttavia necessario 'segnalare ai relativi titolari o responsabili le modificazioni opportune al fine di rendere il trattamento conforme alle disposizioni vigenti', così come previsto dall'articolo 31 comma 1 lettera c). In trenta casi, invece, è stato necessario avviare un procedimento per l'applicazione di sanzioni amministrative pecuniarie ex articolo 39 comma 2, per violazione appunto degli obblighi di informativa. Il Garante ha rilevato, infatti, che in questi ultimi casi mancavano nell'informativa numerosi elementi, tanto che diventava quasi impossibile per l'interessato venire a conoscenza delle caratteristiche del trattamento, mentre vi erano generici inviti a prestare 'autorizzazione ai sensi della legge 675/96'.
In proposito vi sono da fare due ordini di precisazioni. Innanzitutto occorre puntualizzare che, 'il consenso è validamente prestato solo se è espresso liberamente, in forma specifica e documentata per iscritto, e se sono state rese all'interessato le informazioni di cui all'articolo 10'. Perciò, le 'autorizzazioni' rilasciate con formule simili a quella sopra citata sono invalide, in quanto prive dei requisiti di cui all'art. 11 comma 3 della legge. Inoltre, come ha ricordato anche il Garante nel provvedimento in questione, il consenso al trattamento è in ogni caso superfluo se nei curricula non siano contenuti dati sensibili (ad esempio l'appartenenza a categorie protette) e non vi sia comunicazione a terzi per scopi diversi dall'esecuzione di obblighi contrattuali. Le società di selezione del personale possono, infatti, far riferimento ad uno dei casi di esclusione previsti dalla legge (art. 12 lettera b, come modificato dal decreto legislativo 28 dicembre 2001 n. 467), secondo cui il consenso non è richiesto quando il trattamento 'è necessario per l'esecuzione di obblighi derivanti da un contratto del quale è parte l'interessato o per l'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta di quest'ultimo, ovvero per l'adempimento di un obbligo legale'.
Puntualizzato questo, occorre ritornare sulla questione della informativa, che in fondo ha carattere preliminare rispetto alla prestazione del consenso, poiché se anche questo fosse necessario e fosse accordato con modalità appropriate, sarebbe comunque viziato se non 'informato'. Scopo dell'articolo 10, che prevede appunto l'obbligo di informativa prima di procedere alla raccolta dei dati, è infatti consentire che i soggetti sollecitati alla comunicazione dei propri dati (nel caso di specie tramite l'invio di curricula) siano previamente informati sulle modalità del trattamento che li riguarda, in modo che possano esprimere con consapevolezza e liberamente il proprio consenso.
Perché gli obblighi di informativa possano considerarsi adempiuti, occorre che negli annunci vi siano una serie di elementi, risultati invece mancanti in numerose ipotesi del campione controllato dal Garante. L'interessato deve insomma essere innanzitutto informato sulle finalità e le modalità del trattamento dei propri dati, compresi i tempi di conservazione degli stessi, che devono essere brevi e comunque sempre proporzionati alle finalità. Si deve poi sempre specificare se si tratta di un conferimento di dati facoltativo o obbligatorio e quali conseguenze può avere la mancata indicazione di alcuni di essi. Se vi è l'eventualità che i dati siano comunicati a terzi, questa deve essere resa nota, ed al contempo devono essere individuati l'ambito di diffusione e le categorie dei soggetti destinatari della comunicazione. Ovviamente non possono mancare le indicazioni che riguardino il titolare del trattamento ed i dati identificativi di almeno un responsabile di esso. L'interessato deve infine essere sempre informato dei diritti che gli vengono riconosciuti dall'articolo 13 della legge, tra cui, per citarne solo alcuni, quello di chiedere la cancellazione, l'aggiornamento, la rettificazione o l'integrazione dei dati, ed ancor prima il diritto di conoscere dell'esistenza di trattamenti che possano riguardarlo e quello di opporsi ad essi.
Per quanto riguarda la veste che l'informativa deve assumere, essa può essere data in forma scritta ma anche oralmente, nei casi in cui i dati siano raccolti per telefono, e può essere fornita anche mediante messaggi brevi o in stile colloquiale, purché sia idonea a far comprendere al soggetto interessato le caratteristiche del trattamento sopra elencate. A tal proposito il Garante nel suo ultimo provvedimento ha anche suggerito alle categorie interessate un possibile schema di informativa riproducibile negli annunci, al fine di semplificare l'adempimento degli obblighi di cui all'articolo 10 della legge 675/96.
Tutto quello che finora si è detto riguarda ovviamente le ipotesi in cui l'invio dei dati sia sollecitato. Diverso è invece il caso in cui i curricula siano inviati spontaneamente, poiché in queste circostanze è impossibile fornire l'informativa prima che si proceda alla raccolta dei dati ed ancor più chiedere il consenso ove esso sia necessario. Su questa ed altre questioni simili il Garante si era già espresso nel 1998, in occasione di un parere fornito ad una società di lavoro temporaneo, stabilendo che in questi casi si deve adempiere agli obblighi di informativa non appena si passa dalla fase di semplice consultazione delle informazioni ricevute a quella del loro trattamento. Oggi poi, alla luce della nuova disciplina prevista dall'articolo 12 sopra citato, si può senz'altro sostenere che sia venuto meno l'obbligo di raccogliere il consenso dell'interessato che, di propria iniziativa e non sollecitato, abbia provveduto ad inviare un curriculum vitae. In tal caso, dunque, rimane il solo dovere di successiva informativa, in quanto il trattamento rientra tra quelli necessari per l'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato. Il consenso dell'interessato si dovrebbe invece richiedere solo nei casi in cui esso sia necessario in virtù della presenza di dati sensibili all'interno del curriculum. Tutto ciò costituisce senza dubbio un notevole vantaggio, in termini di risorse umane ed economiche, per tutte quelle società che quotidianamente vedono recapitarsi da aspiranti lavoratori molte decine di curricula non sollecitati e quindi dati non richiesti.
Il Garante ha da ultimo aggiunto con il suo intervento che, comunque, per risolvere i problemi connessi all'invio spontaneo di curricula, si potrà tra breve fare riferimento ad un codice di deontologia, relativo al trattamento dei dati necessari per finalità previdenziali o per la gestione del rapporto di lavoro.
L'attività di monitoraggio sulle società di selezione del personale e gli esiti della verifica svolta hanno offerto al Garante lo spunto per avviare forme di collaborazione con tutti gli operatori del settore, non solo per rendere più omogenee le loro attività, ma più in generale per favorire anche un maggiore rispetto della legge 675/96.

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