La recente normativa sulla "privacy" costituisce l'oggetto privilegiato dell'analisi dottrinaria volta ad esaminare le peculiarità che i principi in materia dettati rivendicano in relazione alle molteplici sfaccettature di cui l'identità della persona si compone. Uno dei campi in esame riguarda, per l'appunto, il rapporto intercorrente tra le previsioni normative generali e l'attività di lavoro dipendente.

La legge 675/96 sulla "Tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali" e', come noto, diretta a regolarizzare la raccolta ed il trattamento di informazioni personali (art.1, punto 2, lett. b), al fine di impedirne abusi da parte di chiunque sia o venga in possesso di dati personali (art.1, punto2, lett.c) ovvero di dati sensibili (art.22 della legge) di un individuo. Tale legge completa, inoltre, il quadro legislativo delle garanzie costituzionali poste a tutela della persona, sia essa fisica o giuridica (art.1, punto 1), sulla base delle linee stabilite dalla Direttiva dell'Unione Europea n.95/46C, del Parlamento Europeo e del Consiglio d'Europa del 24 Ottobre 1995. In particolare, i principi in essa contenuti sono volti ad integrare le garanzie sancite nello Statuto dei Lavoratori (legge n.300/70), che -per espressa previsione contenuta nell'art.43, comma 2, L.675/1996- esplica la propria efficacia nll'ambito dei rapporti di lavoro subordinato. Continuano, infatti, ad applicarsi le norme che prescrivono il divieto di installare impianti audiovisivi ed altre apparecchiature per il controllo a distanza dell'attivita' dei lavoratori, fatta eccezione per quelle impiegate per le esclusive finalita' di sicurezza del lavoro (art.4 della legge 300/70); sussiste, in ogni caso, il divieto per il datore di effettuare accertamenti sull'infermita' per malattia o sull'idoneita' del lavoratore, ad eccezione di quelli consentiti attraverso i servizi ispettivi svolti dagli istituti e organi competenti (art.5 della legge 300/70).

Diversamente, l'art.1, punto 2, lett.d, L.675/96 inaugura la figura del datore di lavoro in qualità di soggetto titolare del trattamento dei dati, cui spetta l'obbligo di predisporre quelle misure di sicurezza atte ad evitare che il dipendente, per il solo fatto di dover adempiere agli obblighi previsti dal contratto di lavoro, si trovi costretto a subire una violazione della propria sfera privata. In rispondenza ai cardini fondanti la struttura della L.675/96, notifica delle banche dati e del loro trattamento al Garante (art.7), informativa agli interessati (art.10) e acquisizione del consenso, laddove previsto, da parte degli interessati medesimi (art.11 e 12), i dipendenti dovranno ora essere informati sulla necessita'di raccogliere e, quando richiesto dalle circostanze, di trasmettere le informazioni personali relative, nel rispetto degli obblighi previsti dal contratto.

Lo schema di informativa e consenso

Gli schemi di informativa e di consenso, relativi al personale dipendente sono stati, così, oggetto di esame da parte dell'Autorita' Garante per la protezione dei dati personali, appositamente istituita (CapoII) per garantire la presenza di un riferimento interpretativo costante. Tale organismo, nell'evidenziare le dinamiche connesse allo svolgimento del rapporto di lavoro subordinato, ha con apposita comunicazione indirettamente posto in rilievo le metodologie necessarie alla compilazione degli schemi di informativa e di consenso per il personale di servizio. Relativamente ai modelli di informativa, va in primo luogo posto in rilievo come i dati personali del dipendente debbano essere raccolti direttamente presso i lavoratori e, solo occasionalmente, presso terzi. Cio' sempre nel pieno rispetto delle disposizioni dettate dalla legge n.300/1970 (e successive modifiche).

Nella prima parte dello schema di informativa, vengono analizzati i c.d. dati sensibili di cui il datore di lavoro puo' venire a conoscenza nell'adempimento di specifici obblighi legali e/o contrattuali. La L. 675/96 prevede, a tale proposito, una specifica manifestazione di consenso da parte dell'interessato e una preventiva autorizzazione da parte del Garante (a riguardo si precisa che, ai sensi dell'art.4 d.lgs. 9 maggio 1997, n.123, le disposizioni che prevedono un'autorizzazione da parte del Garante si applicano "a decorrere dal 30 novembre 1997" e che, nel corso di un incontro informale con l'Ufficio del Garante, e' stato stabilito che il Garante medesimo predisporra' e distribuira' lo schema di autorizzazione). Il datore di lavoro potrà, inoltre, acquisire il consenso dell'interessato non solo al trattamento dei dati sensibili gia' in suo possesso, ma anche delle medesime informazioni che saranno conosciuti in futuro in circostanze analoghe. Qualora il titolare del trattamento rilevi, nell'espletamento dell'attività richiesta per legge, dati sensibili relativi ai familiari, si renderà necessario richiedere il consenso anche a quest'ultimi, se maggiorenni (per "i minorenni" è ritenuto sufficiente il consenso prestato dal lavoratore). Esula all'attività in oggetto, il trattamento di dati effettuato per "finalita' strettamente connesse agli obblighi previsti da leggi, da regolamenti e dalla normativa comunitaria, nonche' da disposizioni impartite da autorita' a cio' legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo". Tali attività, infatti, rientrano nei casi di esclusione del consenso di cui all'art.12, 1 comma, lett. a) e b), L. 675/1996.

Diverso e' il caso in cui il trattamento avvenga per finalita' "altrimenti connesse alla gestione del rapporto di lavoro". Al riguardo, va precisato che tali trattamenti -rispetto ai quali e' presente nello schema un riferimento orientativo- potrebbero anche non realizzarsi in concreto: la loro indicazione nell'informativa e', dunque, "eventuale".

Al modello di informativa e', inoltre, allegato uno schema di consenso mediante il quale gli interessati potranno prestare uno specifico consenso rispetto alla fattispecie della comunicazione dei propri dati a terzi e relativamente al trattamento di dati personali per finalita' in altro modo connesse alla gestione del rapporto di lavoro e dati sensibili gia' acquisiti o che verranno acquisiti dall'azienda.

Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati

Nell'informativa, devono essere individuati i soggetti terzi ai quali i dati del dipendente ed eventualmente dei suoi familiari possono essere comunicati; l'eventuale negazione del consenso inibirà le attività inerenti alla diffusione delle informazioni in oggetto.

Con riguardo alla qualificazione giuridica dei terzi destinatari della comunicazione, è opportuno sottolineare che i medesimi possono rivestire la figura di "titolare" in proprio del trattamento dei dati loro comunicati, ovvero quella di "responsabile" del trattamento, in base ad una specifica designazione effettuata dall'azienda che trasmette le informazioni. Nel caso in cui il soggetto terzo sia il "titolare" del relativo trattamento, sara' questi a stabilire autonomamente le modalita' e le finalita' del trattamento dei dati, cosi' come le misure di sicurezza. L'azienda rimarrà in tal caso estranea al successivo trattamento posto in essere dal terzo medesimo, il quale unico rispondera' degli eventuali inadempimenti agli obblighi previsti dalla legge.

Qualora il terzo impersoni la figura del "responsabile" del trattamento, il dato personale rimane nell'ambito dell'azienda titolare del trattamento e la trasmissione dei dati al terzo "responsabile" non e' configurabile come comunicazione ai sensi della legge:non sarà, quindi, necessario richiedere il previo consenso per la trasmissione dei dati. Sarà, comunque, l'azienda -in quanto titolare anche dei trattamenti effettuati dal (terzo) responsabile- ad adottare le decisioni relative alle modalita' e alle finalita' dei trattamenti effettuati dal terzo e ad assolvere agli obblighi relativi. L'azienda si trova, infatti, ad effettuare spesso comunicazioni a societa' o enti esterni; ad esempio,rilevano le attività collegate alla gestione del servizio paghe e contributi, alla gestione delle forme di previdenza ed assistenza, associazioni di categoria, erogazione dei buoni pasto. Al riguardo, gli interessati possono ottenere dal "titolare" la conferma dell'esistenza o meno di propri dati, e possono richiedere che tali elementi vengano messi a disposizione in forma intellegibile, così come che siano fornite spiegazioni sulle finalita'del trattamento; inoltre, è dalla legge consentito ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione delle norme, l'aggiornamento, la rettificazione o se, vi e' interesse, l'integrazione degli stessi. Infine, Ë riconosciuta la possibilità di opporsi, per legittime ragioni, al trattamento stesso (art.13).

Fonte dei dati personali

I dati in possesso dell'azienda sono di norma rilasciati direttamente dal personale dipendente, fatta eccezione per i casi in cui le informazioni provengono da terzi (come ad esempio, comunicazioni relative all'assegno alimentare, iscrizione ad albi professionali, e via discorrendo.) In taluni casi, puo' diversamente accadere che, nell'adempimento di specifici obblighi contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali, l'azienda venga in possesso di dati che la legge 675/96 definisce come sensibili (art.22), dati da cui è possibile desumere l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, le opinioni politiche e l'adesione a partiti (cariche pubbliche), a sindacati (partecipazione ad organismi rappresentativi dei lavoratori, deleghe sindacali, l'appartenenza alle c.d. categorie protette), ad associazioni o ad organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, così come lo stato di salute (vedi certificati di malattia ed infortunio; certificati di gravidanza; esiti di visite mediche, assistenza sanitaria, trattamenti previdenziali o polizze integrative e via discorrendo).

In relazione alla previsione normativa che prescrive l'utilizzo di tali informazioni da parte dei soggetti privati solo previa autorizzazione dell'Autorita' Garante e dietro il consenso scritto degli interessati, e vista l'avvenuta scadenza del termine per effettuare la domanda (30 Novembre 1997), l'organismo di garanzia ha rilasciato autorizzazioni, anche d'ufficio, nei confronti di singoli titolari o, con provvedimenti generali, di determinate categorie di titolari o di trattamenti (art.41, comma 7, della legge 675/96 cosi'come sostituito dall'art.4, d.lgs. 9 maggio 1997, n.123). In tal modo, è stato possibile autorizzare in maniera generalizzata il trattamento dei dati sensibili di cui all'art.22, comma 1, della legge n.675/1996, diretto alla gestione dei rapporti di lavoro (cfr. provvedimento pubblicato in Gazzetta Ufficiale del 21 Novembre 1997, serie generale n.272). L'attuale autorizzazione ha carattere provvisorio, in quanto efficace sino al 30 Settembre 1998.

L'autorizzazione generale , inoltre, rilasciata in vista della realizzazione di meccanismi agevolativi, dovrà nella fattispecie concreta assolvere alle seguenti condizioni:

1.Ambito di applicazione

L'autorizzazione e' rilasciata anche d'ufficio:

a. alle persone fisiche e giuridiche, alle imprese, agli enti, alle associazioni e agli organismi che sono parte di un rapporto di lavoro o che comunque utilzzano prestazioni lavorative (anche atipiche o parziali o temporanee) ai sensi della legge 24 Giugno 1997, n. 196, ovvero che conferiscono un incarico professionale alle figure indicate al successivo punto 2 , lett.b - e - c;

b. ad organismi paritetici e ad altri organismi che gestiscono osservatori in materia di lavoro, previsti da leggi, da regolamenti o da contratti colletivi anche aziendali, ovvero dalla normativa comunitaria.

2. Soggetti nteressati

Il trattamento dei dati sensibili relativi a:

a. lavoratori dipendenti, anche se prestatori di lavoro temporaneo o in rapporto di tirocinio, apprendistato e formazione e lavoro, ovvero ad associati anche in compartecipazione e, se necessario in base ai punti 3 e 4, ai relativi familiari e conviventi;

b. consulenti e liberi professionisti, agenti, rappresentanti mandatari;

c. soggetti che effettuano prestazioni coordinate e continuative o altri lavoratori autonomi in rapporto di collaborazione con i soggetti di cui al punto 1;

d. persone fisiche che ricoprono cariche sociali nelle persone giuridiche, negli enti, nelle associazioni e negli organismi di cui al punto 1.

3. Categorie di dati

Il trattamento dei dati e' relativo a dati raccolti in base agli obblighi, ai compiti o alle finalita' di cui al punto 3, ed in particolare:

a. per quel che riguarda i dati idonei a rivelare le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, ovvero l'adesione ad associazioni od organizzazioni a carattere religioso o filosofico, i dati relativi alla fruizione di permessi e festivita' religiose o di servizi di mensa, ed infine alla manifestazione, nei casi previsti dalla legge, dell'obiezione di coscienza;

b. per quel che riguarda i dati idonei a rivelare le opinioni politiche l'adesione ai partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere politico o sindacale, i dati relativi l'esercizio di funzioni pubbliche e di incarichi politici (sempreche' il trattamento sia effettuato ai fini della fruizione di permessi o di periodi di aspettativa riconosciuti dalla legge o, eventualmente, dai contratti collettivi anche aziendali), ovvero l'organizzazione di pubbliche iniziative, trattenute per il versamento delle quote di servizio sindacale o delle quote d'iscrizione ad associazioni od organizzazioni politiche o sindacali;

c. per quel che riguarda dati idonei a rivelare lo stato di salute, i dati raccolti in riferimento a malattie anche professionali, invalidita', infermita', maternita' e puerperio, ad infortuni, ad esposizioni a fattori di rischio, all'idoneita' psicofisica a svolgere determinate mansioni o all'appartenza a categorie protette.

4. Finalita' del trattamento

Il trattamento dei dati sensibili e' diretto:

a. all'adempimento di specifici obblighi legali/contrattuali (in particolare previsti da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi, anche aziendali, ovvero dalla normativa comunitria), soprattutto in materia previdenziale ed assistenziale anche integrativa, o in materia di igiene e sicurezza del lavoro o della popolazione, nonche' in materia fiscale, di tutela della salute, dell'ordine e della sicurezza pubblica;

b. anche fuori dei casi di cui alla lettera a - , in conformita' alla legge e per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della contabilita' o della corresponsione di stipendi, assegni, premi, altri emolumenti, liberalita' o benefici accessori;

c. a far valere o difendere un diritto, in sede giudiziaria, anche da parte di un terzo sempreche' -qualora i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale - il diritto da fa valere o difendere sia eguale a quello dell'interessato;

d. in generale, alla salvaguardia dell'incolumita' fisica e della vita dell'interessato o di un terzo.

Relativamente alle modalità del trattamento, conservazione, comunicazione e diffusione dei dati medesimi, si fa riferimento alle previsioni contenute negli articoli ai differenti aspetti dedicati.

Finalita' del trattamento cui sono destinati i dati

I dati personali sono trattati secondo le seguenti finalita':

- finalita' strettamente connesse e strumentali alla gestione del rapporto di lavoro (ad esempio, dati anagrafici, titolo di studio, conoscenza lingue straniere, precedenti professionali, e via discorrendo.);

- finalita' connesse agli obblighi previsti da leggi, da regolamenti e dalla normativa comunitaria, da disposizioni impartite da autorita' a cio' legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo (ad esempio, adempimenti contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali);

eventuale

- finalita' in altro modo connesse alla gestione del rapporto di lavoro per le quali gli interessati hanno facolta' di manifestare o no il consenso (indicazione delle fattispecie: ad esempio, iscrizione a circoli ricreativi aziendali, inoltro di pubblicazioni, compilazione di questionari, iniziative a carattere umanitario, e via discorrendo)